Sinds 11 oktober 2020 moeten alle vennootschappen en juridische entiteiten die met betrekking tot het UBO-register informatieplichtig zijn, een bewijsstuk opladen op het UBO-platform waaruit blijkt dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijk begunstigde toereikend, accuraat en actueel is (KB 23 september 2020).
Voorheen moest dit bewijsstuk enkel voorhanden zijn bij een eventuele controle. Dit bewijsstuk kan om het even welk document zijn dat aantoont dat de verstrekte informatie met betrekking tot een uiteindelijk begunstigde aan voornoemde voorwaarden voldoet. Denk daarbij onder andere aan een kopie van het aandelenregister, de statuten, of een aandeelhoudersovereenkomst.
Net zoals bij de invoering van de verplichting tot het aangeven van de uiteindelijk begunstigden, was er ook bij de invoering van deze bijkomende verplichting heel wat onduidelijkheid. Geldt deze verplichting bijvoorbeeld indien er geen uiteindelijk begunstigden van de eerste categorie (meer dan 25% van de stemrechten en/of kapitaal) of van de tweede categorie (zeggenschap via andere middelen) zijn en er dus enkel uiteindelijk begunstigden van derde categorie zijn (hoger leidinggevend personeel)? Deze categorie van uiteindelijk begunstigden zullen immers veelal bestuurders zijn waarvan de benoeming reeds uit het KBO-register blijkt.
In een poging om deze onduidelijkheden de wereld uit te helpen heeft de Algemene Administratie van de Thesaurie in overleg met de betrokken stakeholders enerzijds de FAQ aangepast en anderzijds de uiterste datum voor het opladen van bewijsstukken en jaarlijkse bevestiging van de informatie in het UBO-Register verlengd tot 31 augustus 2021. De sancties zullen bijgevolg pas 1 september 2021 worden opgelegd aan informatieplichtigen die deze bijkomende verplichting niet tijdig hebben nageleefd.
Heeft u vragen inzake deze bijkomende verplichting of met betrekking tot de UBO-verplichtingen in het algemeen of wenst u hierbij bijstand, aarzel dan niet Kevin Van Deuren te contacteren.